GESTÃO DE ARMAZENAGEM – ALTO RISCO E ALTO IMPACTO
Por João Victor Pulcides
Abandonar velhos hábitos e modernizar a gestão aumenta lucratividade e reduz custos.
Em nosso cotidiano fazemos algumas de nossas atividades sem questionar suas origens ou o porquê de fazer de tal maneira. Suponhamos que você tem a missão de fazer o almoço de hoje ou mesmo está cozinhando por prazer, bem não importa o motivo aqui, e para essa refeição o cardápio definido foi de pescadas fritas. Você como é um craque nesse prato, afinal aprendeu com sua mãe, que por sua vez aprendeu com a dela e assim por diante; pega suas pescadas, faz seus temperos e as corta e pedaços pequenos, escolhe a menor frigideira e faz o prato com aquele sabor da comida de sua mãe, vó, bisavó…
Agora que te semeei a dúvida você começou a se questionar por que raios cortou os peixes em pedaços tão pequenos? Por que não usou sua super frigideira francesa de ferro esmaltado que poderia frigi-los inteiros? Por que queimar as mãos usando aquela panelinha tão pequena? Por que sujou todo o fogão? O que sua bisavó não contou para sua vó e toda linha até você é que ela preparava o almoço da casa dela daquela maneira é porque esses eram os recursos disponíveis. A panela pequena, peixes grandes e muita gente para comer, e fazer isso todo santo dia gerou a experiencia positiva de que aquela maneira resolvia o problema de preparar peixes para alimentar a família.
No mundo corporativo acontecem coisas desse tipo também. As empresas geralmente não nascem grandes e com recursos que parecem ilimitados, tão pouco com estruturas e processos tão bem azeitados e ortodoxamente by the book. Não! Os embriões das empresas que hoje são sucessos vieram carregados de boa vontade, conhecimento voltado para o objeto principal da entidade e recursos poucos, voltados quase todos para esse produto que se pretende vender. E assim as atividades começam com os sócios batendo o escanteio e correndo para cabecear, e à medida que o negócio cresce vão chegando colaboradores para dividir essas pesadas funções do começo das atividades; os recursos ainda são poucos e continuam centralizados na linha de produtos, enquanto isso o pessoal vai “vestindo a camisa da firma” e achando soluções para os desafios do dia a dia e assim moldam o seu jeito de trabalhar. Para que você entenda em que ponto quero chegar pega vamos imaginar a seguinte situação:
Aquela empresa que nasceu e engatinhava no parágrafo anterior finalmente cresceu! Virou uma pujante exportadora de seus produtos e conta com uma novíssima geração de colaboradores que ainda conservam as soluções daqueles pioneiros que estavam ali no começo da empresa. No setor de compras há uma constante espera de que o setor de controle de produção dê falta de um dos componentes dos produtos e vá comprando outros produtos de maneira automática de seus fornecedores. A produção vai bem obrigado fazendo seu feijão com arroz diário com alguma variação de seu cardápio. Lá no setor de vendas o produto da linha mais tradicional da empresa vende como pão quente enquanto outros itens do vasto catálogo da empresa parecem com caviar da música daquele sambista popular que “nunca vi só ouço falar”. No setor de logística só tem fera, pessoal apesar de não o ter conhecido ainda preenchem a lápis o caderninho de controle de almoxarifado do Seu Zé – que já se aposentou há quinze anos – e fazem jus ao legado dele completando todo e qualquer espaço vago dentro da fábrica com caixas marcadas com siglas que somente aos iniciados é dado saber.
Tudo ia bem até que um belo dia os componentes vindos do fornecedor que vende “no automático” começaram a encalhar e acumular, tomando um volume tão gigantesco que até a sala da presidência tinha lá seus fardinhos de material em um canto. Num momento quase newtoniano, quando um colaborador quase atinge sua cabeça com uma peça que retirava de cima da mesa de reuniões, o Sr. Presidente tem a ideia de que vai mudar significativamente essa bagunça organizada que sua empresa virou nesses últimos anos: Vai contratar uma consultoria para mapear e organizar os processos logísticos da empresa!
Esse hipotético Presidente Iluminado contratou um bom serviço de Consultoria Técnica para Gestão de Armazenagem pois entendeu que do ponto de vista da Logística, decisões que envolvem estoques são de alto risco e alto impacto. O comprometimento com determinado nível de estoque e a subsequente expedição de produtos acarretam diversas atividades.
Compreendeu também que sem um estoque adequado, a atividade comercial poderá detectar perdas de vendas e declínio da satisfação dos clientes. Faltas de matérias-primas podem parar linhas de produção ou alterar programações de produção, o que, por sua vez, aumenta os custos e a possibilidade de falta de produto acabado.
Aprendeu do jeito mais duro que além da falta, que pode prejudicar tanto o planejamento comercial quanto as operações de produção, um estoque excessivo também gera problemas: aumentar custos e reduz lucratividade, em razão de armazenagem mais longa, imobilização de capital de giro, deterioração, custos de seguro e obsolescência.
Se deu conta de que o gerenciamento do espaço logístico, recepção, expedição, armazenamento e movimentação são cruciais em momentos em que o abastecimento é reduzido e a demanda aumentada. E, pelo modelo que deve adotar na sua empresa, têm visão definida do processo e atua na busca da eficiência.
Como já se tornou um grande player do mercado tem bem a noção de que a eficiência e a eficácia estão ligadas ao custo, pois ele é decisor de resultado. Assim, se faz necessário que a empresa conheça seus custos de forma a obter o melhor do processo de armazenagem e manutenção dos estoques.
Sabe que a manutenção do estoque de empresas iguais as dele segmento ultrapassa um terço do custo logístico total (custos de mão-de-obra, custos de armazenagem, transportes etc.).
A visão desse Gestor, é buscar a melhoria do processo logístico interno (recepção, expedição, armazenamento e movimentação) de forma a obter o máximo benefício da sua atual política de estoques, e diante do contexto em que está inserida, a empresa do exemplo necessita reestruturar seu processo logístico interno, mais precisamente a área de armazenagem e movimentação interna de mercadorias, bem como ampliar e readequar seus ambientes de estoques e layout de operação.
Ele já se deu conta que a cadernetinha que é herança do Zé do Almoxarifado vai ter que ser aposentada também, dando lugar a softwares de ERP – Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado – para que todos os setores estejam integrados para gestão, e WMS – Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém – que otimiza a gestão de todas a posições de armazenagem de que a empresa tem ou possa vir a ter.
Quando a banca de Competente Consultores escolhidos por nosso Empresário-Herói finalmente começou seus trabalhos, se debruçou sobre análise do fluxo logístico interno, para ter uma perspectiva global de todo os processos, reduzindo custos, melhorando a qualidade do serviço, e identificando gargalos e oportunidades de melhoria.
O tal fluxo logístico interno, para explicar para os meninos lá do armazém da nossa empresa exemplo, é de forma resumida um apanhado dos processos que de uma forma ou outra lidam com a movimentação de matéria prima e produtos dentro da indústria, incluindo os processos de produção (o como), compras (o quando), e vendas (o porquê).
Quando a Consultoria Contratada finalmente entregou seu relatório e conseguiu implantar suas soluções, acabou a bagunça! Cada setor tem bem definidas suas funções, e elas encontram-se coordenadas com todos os outros, não perdendo tempo e dinheiro como no começo dessa história.
O setor de Compras agora determina, de acordo com a necessidade da empresa, qual é o volume e prazo de entrega de matéria prima, produtos semiacabados, ou/e produtos acabados para revenda. Informa aos demais departamentos e setores o quando e o quanto de mercadoria será adquirido e em que tempo. Na logística, o pessoal do recebimento ficou responsável pela validação do pedido, da triagem dos produtos e pré-seleção para armazenagem de matéria-prima e produtos que são recebidos nos armazéns da empresa. Agora toda movimentação da carga é feita de modo que a matéria-prima e produtos são separados e movimentados de forma segura e célere para seu local de guarda, é o processo inbound. Armazenagem pensada para que todos os produtos sejam alocados em posições seguras e organizadas, onde possam ser facilmente encontrados e utilizados de acordo com a necessidade, tudo bem documentado e gerido com ferramentas de WMS. Lá no setor de Vendas o departamento comercial consegue determinar com segurança quando um produto acabado será retirado do armazém da empresa, surgindo a necessidade de reposição ou produção. Pelo sistema ERP assim que a venda é concluída o departamento expedição já fica sabendo, assim os produtos vendidos são selecionados, separados e dispostos para serem recolhidos pelo operador logístico externo.
Aquela empresa cresceu em tamanho e faturamento, mas ainda mantinha soluções de quando surgiu modernizou-se. Agora não deixa de vender por falta matéria prima para seus produtos e nem tem sobra de materiais gerando prejuízo com desperdício e com custo de armazenagem. Conseguiu isso fazendo uma análise de seus processos logísticos internos e adotando métodos e ferramentas modernas que possibilitam utilizar indicadores para analisar seu desempenho, corrigindo sua rota sempre que necessário. Com custos mais enxutos e maior eficiência está pronta para mais um grande salto rumo ao sucesso.
E você e sua empresa? Vão continuar na frigideira pequena e na cadernetinha do Seu Zé ou vão procurar saber quais métodos e ferramentas podem melhorar o fluxo logístico do seu negócio?
Sobre o autor:
João Victor Pulcides é advogado pós-graduado em processo civil, atuante na advocacia desde 2012 questões que envolvem a administração pública e seus agentes, direito imobiliário e empresarial. Atualmente faz parte do quadro da Trixx Consulting como sócio, onde responde pelos setores de câmbio, consórcios, PLD/FT, compliance, e outras atividades de relacionamento aos clientes.